Notulen Rapat ke 2 / 11 Juli 2009

NOTULEN ALUMNI SMALA

TANGGAL : 11 JULY 2009
JAM : 11.30 – 17.30 WIB
HADIR : Apri Winata , Junita Diah E , Harianto , Indah Sari , Lukman
Ismail , Lia Agustin , Reinaldi Massie , Roby Madya , Andi
Setyawan

PEMBAHASAN ALUMNI SMALA :

Materi Pertemuan :

1. Menentukan Tema Acara
2. Pelaksanaan Pengukuhan IKA SMALA
3. Penentuan Lambang IKA SMALA
4. Promosi Publikasi acara kepada seluruh alumni
5. Dana / Pembiayaan
6. Dress Code Panitia & Undangan
7. Alumnus Gift
8. Lain – lain.

Pembahasan dan Penjabaran Acara :

1. Tema Acara :

• Setelah melewati diskusi yang panjang maka pengurus inti cartaker sementara telah memutuskan untuk mengambil tema
“ BACK TOO SCHOOL “

2. Pelaksanaan Pengukuhan IKA SMALA
• Rencana pengukuhan IKA SMALA diputuskan akan diadakan pada :

1. Hari : Kamis
2. Tanggal : 24 September 2009
3. Tempat : SMA Negeri 5 Madiun
4. Waktu : Pk. 10.00 Wib


3. Penentuan Lambang
• Telah disepakati bersama lambang untuk IKA SMALA diambil dari gambar c milik Deka Suminar alumni 2001 .
• Untuk Makna dari lambang sementara tetap mempergunakan sesuai dengan tulisan dari Deka , untuk finishingnya akan di diskusikan lakukan lebih lanjut

4. Promosi dan Publikasi
• Panitia akan mempublikasikan acara ini melalui “ Media masa elektronik maupun cetak serta internet “
• Panitia juga akan menginformasikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak Almamater dan OSIS untuk dapat disosialisasikan di lingkup internal sekolah
• Panitia juga akan membuat undangan resmi untuk semua alumni ( di mana para alumni di harapkan akan segera mengkonfirmasikan kehadirannya , agar pihak panitia bisa menyiapkan segala sesuatunya seperti id card untuk alumni pada saat registrasi ulang nantinya )

5. Pendanaan / Pembiayaan
• Iuran wajib untuk alumni yang sudah bekerja adalah sebesar Rp.50.000,- ( Lima Puluh Ribu Rupiah ) dan bagi alumni yang masih study atau belum bekerja di kenakan iuran wajib sebesar Rp.25.000 ( dua puluh lima ribu rupiah ) yang mana batas akhir pembayaran tersebut adalah tanggal 25 agustus 2009
• Panitia tengah mengupayakan sponsor pendukung guna membantu masalah pendanaan, di samping iuran dari para alumni itu sendiri.
6. Drees Code / atribut untuk Panitia dan Undangan
• Untuk panitia memakai kemeja putih & celana jins biru
• Untuk undangan bebas , rapi yang penting sporty
7. Alumnus Gift
• Diharapkan semua alumni dapat membawa 1 buku / alumni ( boleh buku ttg ilmu pengetahuan , pengembangan dr dll ) , tidak harus baru tapi masih dalam kondisi bagus , layak pakai & layak baca .
• Buku dibawa pada saat reuni untuk bisa langsung disumbangan ke perpustakaan sekolah

8. Lain - lain

A. Tim inti caretaker mengusulkan nama untuk calon ketua umum IKA SMALA periode 2009 – 2014 adalah Apri Winata alumni tahun 1996 dan saat ini menjadi ketua tim cartaker pembentukan IKA SMALA
B. Dalam acara nanti panitia bermaksud membuat bazaar mini , yang
mana pesertanya adalah usaha - usaha kecil milik alumni smala itu
sendiri
C. Sekertariat Sementara :
- Ditentukan di rumah saudara Hari Anto alumnus 1995 dengan
alamat : Kampung duku No. 56 Rt. 013 Rw. 006 Kebayoran Lama
Utara Kebayoran Lama Jakarta Selatan.
- Facebook Alumni SMA 5 Madiun ( sekertariat virtual )
D. Hymned dan Mars IKA SMALA
Akan dibicarakan lebih lanjut pada pertemuan berikutnya

Kesimpulan :
1. Telah ditentukan dan disepakatinya Tema Acara , Lambang , Tanggal Pelaksanaan , Tempat Pelaksanaan , Jumlah Iuran , Batas Akhir Pembayaran dan Dress Code untuk panitia & alumni
2. Penyebar luasan informasi tentang “ rencana “ ini baik melalui media internet , sms, telp atau pertemuan secara langsung alumni – alumni di setiap wilayahnya masing - masing
3. Menyepakati pertemuan lanjutan TIM CARTAKER ( waktu & tempat ditentukan kemudian )

Agenda Pertemuan Selanjutnya :

1. Finishing all ( publikasi promosi , acara ,pembagian tugas kepanitiaan acara )
2. pembahasan hymne dan Mars IKA SMALA.

Jakarta , 11 July 2009

Hormat Kami,

TTD

Apri Winata / Lia Rehabian
Ketua / Sekretaris Umum

Ayo.....Rapatkan Barisan Kita.....

Attention...please....

Notulen Rapat ke 3 / part.3

Lampiran 1

SUSUNAN ACARA :

Pk. 07.00 – Pk. 08.00 : Panitia Stand By ( Finishing Prepare )

Pk. 09.00 : Registrasi Alumni *

Pk. 10.00 – Pk. 10.30 :

· Pembukaan ,

· Sambutan Ketua Panitia ,

· Sambutan Perwakilan Sekolah ,

· Launching IKA SMALA

· Potong Tumpeng

· Penyerahan BUKU Secara Simbolik

Pk. 10.30 – Pk. 12.00 : Temu Kangen ( Acara Bebas ) **

Pk. 12.00 – Pk. 13.00 : Makan Siang

Pk. 13.00 – Pk. 14.00 : Forum Diskusi

Pk. 15.00 – Pk. 16.00 : INSOMA , Foto Bersama

Pk. 16.00 : Penutupan

Ket :

* REGISTRASI : - Alumni Menyerahkan Buku “Alumnus Gift”

- Id Card , Sticker , Gantungan Kunci Berlogo IKA SMALA , Snack Akan Diterima Alumni Pada Saat Registrasi

** ACARA BEBAS : No Drugs & No Alcohol

Lampiran 2

Estimasi dana :

1. Snack @Rp. 5.000,- x 200 :Rp.1.000.000,-

2. Nasi Kotak@Rp.12.000,-x 200 :Rp.2.400.000,-
3. Undangan @Rp.1.000,-x200 :Rp. 200.000,-
4. G.Kunci+Sticker@Rp.10.000x200 :Rp.2.000.000,-
5. Tenda @Rp.200.000 x5Plong * :Rp.1.000.000,-
6. Kursi @Rp.500,- x 250 Pcs * :Rp. 125.000,-
7. Sound System * :Rp. 450.000,-

8. ATK :Rp. 300.000,-

9. Undian :Rp.1.425.000,-

HP Esia / Flexi 1xRp.200.000,-

Kaos IKA SMALA 25 xRp.35.000,-

Jam Dinding 2xRp.25.000,-

Setrika 2xRp100.000,-

Payung Cantik 5xRp.20.000,-

TOTAL Rp.8.900.000

* Harga Masih Nego

Notulen Rapat ke 3 / part.2

3.LAIN - LAIN :
• Alumni Boleh Menghandle Pembayaran u/Angkatannya , Dengan Syarat Ada Laporan Keuangan & Bisa Dipertanggung Jawabkan
• Duta Lulusan di wall alumni akan dicek ulang kesediannya & kesanggupannya menjadi wakil dari angkatannya
• Penambahan Panitia Reuni
• Akan Dibuat Foto & Video ttg Reuni IKA SMALA Berbentuk DVD , &Akan Dikomersialkan Hasil PenjualanAkan Masuk Kas ( Setelah Dikurangi Biaya Produksi )

4.SUSUNAN ACARA ( Terlampir )

5. DANA ( Terlampir )

KESIMPULAN :

1. Telah ditentukan & disepakatinya Promosi Publikasi , Undangan , Susunan Acara , Dll
2. Penyebar luasan informasi tentang “ rencana “ ini baik melalui media internet , sms, telp atau pertemuan secara langsung alumni2 setiap wilayah
3. Menyepakati pertemuan lanjutan TIM CARTAKER ( waktu & tempat ditentukan kemudian )

AGENDA PERTEMUAN SELANJUTNYA :

1. Finishing all ( Memantau Perkembangan publikasi promosi , Susunan acara Final , Follow Up Dana )
2. Pembahasan Hymne
3. Finally Arti Logo



Jakarta , 02 Agustus 2009

Hormat Kami,



Apri Winata
Ketua

Notulen Rapat ke 3 / 2 Agustus 2009

NOTULEN ALUMNI SMALA

TANGGAL : 02 Agustus 2009

JAM : 11.00 – 19.00 WIB

HADIR : Apri Winata , Junita Diah E , Harianto , Indah Sari ,

Lia Agustin , Reinaldi Massie , Roby Madya , Teguh

PEMBAHASAN ALUMNI SMALA :

MATERI :

1. PROMOSI PUBLIKASI
2. HYMNE
3. LAIN2
4. SUSUNAN ACARA
5. DANA

PENJABARAN :

1. PROMOSI PUBLIKASI :

A. UNDANGAN :

• Progress Konsep Undangan ( Cetak Perdana 100 Lbr )
• Progress Maskot Berseri u/Setiap Reuni ( Pil

B. MEDIA PUBLIKASI :

· Pembuatan Spanduk ( Dipasang Di Depan SMALA )

· Pembuatan Pamflet & Fotocopy Diatas Kertas Warna ( Dipasang Di Tempat2 Strategis Di Madiun )

· Radio

· Media Massa

C. PENDUKUNG PUBLIKASI :

· Pembuatan Kertas Berlogo

· Stempel Logo

· Amplop Berlogo ( Coming Soon ) u/Sementara Amplop Biasa Dulu Kemudian Distamp

2. HYMNE :

· Masih Dalam Progress ( Baru Finishing Not , Tinggal

Buat Lirik )

· Membuka Peluang Buat Alumni Yang Ingin Menyumbangsih

Kata2 Mutiara Yang Sesuai Dengan AD / ART IKA SMALA